給与明細は「勤怠」と「支給」「控除」の3つの部分に分かれています。それぞれの見方を紹介するので、ぜひ参考にしてください。また、給与明細の電子化を進めるポイントについても解説します。
給与明細の見方
給与明細にはさまざまなフォーマットがありますが、「勤怠」と「支給」「控除」の3つの項目に分けて記載しているものが一般的です。
また、これらの3つから算出した金額を記載する「集計」の欄があり、社員が受け取る実際の金額が表示される形になります。勤怠と支給、控除の各項目に含められる内容について見ていきましょう。
勤怠
「勤怠」は、勤務と欠勤についての数字を記載する欄です。実際の就業日数と各社員の勤務日数、労働時間、欠勤日数などが含まれます。また、休日出勤や平日の残業、深夜残業などのイレギュラーな勤務についても忘れずに記録しましょう。
有給休暇についての記録も、「勤怠」欄に記載することが一般的です。その月内に有給休暇を消化した日数や、締め日時点で残っている有給休暇の日数についても記載します。
支給
「支給」は、会社が支給する金額などについて記載する欄です。基本給や残業手当、深夜勤務手当、法定休日手当などについて記載します。
また、会社で実施している独自の手当についても「支給」の欄に記載することが必要です。例えば、家族手当や住宅手当、資格手当などを実施している場合は、条件を満たす社員の給与明細の「支給」の欄に記載します。
控除
「控除」は、給与から差し引く金額について記載する欄です。例えば、健康保険や介護保険、厚生年金保険、雇用保険などの社会保険料を社員ごとに正しく計算し、「控除」の欄に記載します。
その他にも、所得税や住民税などの税金や、厚生年金基金などの企業年金の掛金についても「控除」の欄に記載することが必要です。
なお、給与明細書の「支給」と「控除」の欄には、それぞれ支給する額の合計額と控除の合計額を記載する欄があるので、数字が間違っていないか確認しておきましょう。
総支給額から総控除額を差し引くと、実際に社員に支払う支給額、振込みにより給与を支給する場合は振込み額となります。
給与明細について知っておきたいポイント
給与明細について会社側が知っておくポイントとしては、次の3点が挙げられます。
- 給与明細の交付は義務付けられている
- 2年間保管するよう社員に注意を喚起する
- 給与明細の電子化には社員の同意が必要
それぞれのポイントについて、わかりやすく解説します。
給与明細の交付は義務付けられている
給与明細の交付は、所得税法第231条により定められています。そのため、毎月定額を支給することが習慣化しているケースであっても、正しく支払いの内訳を記載した給与明細を作成し、社員に交付しなくてはいけません。
また、賃金は毎月1回以上、期日を決めて支払うことも労働基準法第24条において義務付けられています。今月は勤務日数が少なかったから翌月にまとめて支払うことはできないので、毎月給与明細を作成し、明細に記載された金額を給与として支給しましょう。
なお、給与明細の交付が義務付けられているのは、正社員だけではありません。パートやアルバイトなどの非正規雇用の社員もすべて給与明細を交付する必要があります。
参考：厚生労働省「労働条件・職場環境に関するルール」
2年間保管するよう社員に注意を喚起する
万が一、給与や残業代の未払いなどがあったときは、社員から請求してもらわなくてはいけません。社員は未払いに関しては過去2年分まで遡って請求できるため、正当な権利を行使するためにも、2年間は給与明細を保管するように社員に注意を喚起しましょう。
また、離職する場合は、社員は失業保険（雇用保険の基本手当）をハローワークに請求することになりますが、給与明細があれば給付額を計算することもできます。その他にも、確定申告などにも必要になるので、少なくとも2年間は保管するように伝えましょう。
一方、会社側は賃金台帳を5年（改正労働基準法の経過措置としては3年）保管する義務があります。社員が再発行を依頼する可能性もあるため、正しい期間、保管しておきましょう。
給与明細の電子化には社員の同意が必要
給与明細を電子化することで、紛失や個人情報の流出などのリスクを回避しやすくなります。しかし、会社側の判断で給与明細を電子化することはできません。社員から同意を得た上で、電子化するようにしましょう。
また、同意を得た場合であっても、社員から請求されるときは紙の給与明細を発行する義務を負います。印刷しやすいようにフォーマットを設定し、社員からの請求にすぐに応えられるようにしておきましょう。
給与明細発行のコスト・労力を削減できる
給与明細を電子化することは、会社側には次のようなメリットがあります。
- 明細書の紙代や印刷代を削減できる
- 送付する場合は送料も削減できる
- 印刷時、封入時などに取り違えるリスクを回避できる
- 見直しが必要なときに、すぐに検索して該当する給与明細を表示できる
- データとして保管することで、年末調整時の作業を削減できる
また、社員側にも、場所を選ばず給与明細を確認できる、個人情報が流出しにくくなるなどのメリットがあります。社員にメリットを丁寧に説明することで、給与明細の電子化を進めていきましょう。
正確な給与明細は信頼の証
給与明細には含まれる内容が多く、すべてを正確に記載するためには多大な労力を時間がかかります。特に「控除」に記載する税金や社会保険料は社員一人ひとりの給与や年齢によっても異なることがあるため、計算の負担も大きくなるでしょう。
しかし、少しでもミスがあると社員にとって不利益となる可能性があるだけでなく、社員からの信頼を失うことにもなりかねません。
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